虽然设计和建筑市场的数字化不断向前发展,但项目相关文件的激增是一个相当令人头疼的问题。我们与行业资深人士Alec Milton讨论了他的新公司CloudFiler


AEC杂志的

长期读者会知道亚历克·米尔顿,他是谁?在20世纪90年代和21世纪初,奥雅纳的软件开发部门Aged Oasys.在那里,Milton认识到AEC行业在调整和存储与项目相关的电子邮件以及传统的项目文档方面面临着相当大的问题。

年,开发

了Columbus和Mail Manager,这些低成本、易于使用的产品成为全球玩家。AEC空间。Milton离开Oasys加入了Excitech,在那里他开发了广受欢迎的Excitech Docs和Excitech Mail.随着Symetri收购了Excitech,米尔顿开始了自己的发展,这显然是他一生的发展。这催生了名为CloudFiler的“下一代”电子邮件管理软件。


AEC杂志:CloudFiler的特别之处是什么?

亚历克·米尔顿:电子邮件的管理仍然是每个企业的重要难题。使破裂。虽然协作工具的供应商希望所有客户都使用他们的系统,但这只是一个白日梦。客户不能强迫与他们合作的所有企业停止向他们发送电子邮件。

电子邮件是一个共同的分母,它仍然是商业中占主导地位的沟通方式。这就是Mail Manager和Excitech Mail流行的原因,因为它们允许您将邮件归档到定义的位置,并在以后轻松找到它们。


AEC杂志那么,你的新系统与人们习惯的系统有什么不同或更好的地方?

亚历克·米尔顿:我设计的第一个系统是为了解决当时存在的问题。质量保证是当时的大问题,我们希望像对待其他文档一样对待电子邮件,将邮件与这些文档一起归档到文件系统中。我们还意识到,当人们不在办公室时,他们将无法归档或搜索,因此该工具缓存归档请求,也有自己的索引/搜索工具。

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自那以后,

工作实践发生了变化,扩大了客户的要求、行为和期望。他们不仅希望使用手机、平板电脑、浏览器、Mac电脑等(因为轻松访问互联网已成为常态),他们还发现自己需要将内容归档到公司文件系统以外的地方。例如共享点、Autodesk建筑云、CRM等

长期以来,

这一直是一个众所周知的问题,但我们没有解决方案。

让我给你举一些例子。大多数工具工作的前提是PC将邮件归档,然后对其进行索引以提供搜索功能。索引会产生问题,因为它可能会淹没网络和本地PC,例如当新员工加入、机器重建/更换或有需要重新索引的软件更新时。

如果你在一个缓慢的链接,这可能需要几天的时间,并消耗大量的磁盘空间。当归档到外部服务时,这将成为一个更大的问题,因为索引可能被视为拒绝服务攻击,导致服务阻止访问或限制访问。

在当今世界,一些员工甚至没有个人电脑,因为他们的大部分工作都可以在平板电脑或手机上完成。

以前工作的系统了解了用户的归档行为,并会建议在哪里归档新的混乱。但这种“智能”是本地保存在设备上的,所以如果你得到一台新机器或重建它,你就会丢失这些数据,你就会回到原点。类似地,每个设备都是独立学习的,因此一个设备上的建议与另一个设备上的建议不会相同。

理想情况下,您希望能够从任何设备(PC、Mac、手机、平板电脑、浏览器)提交文件,并集中管理建议,以便在所有设备上获得相同的体验,并且您永远不会丢失信息测试。当您从一个设备提交文件时,您也希望能够通过任何其他设备搜索并找到该消息。您不仅需要在所有设备上运行软件,还需要始终保持最新的单一中央索引。

如果许可限制了客户,并且他们无法控制,则许可

可能会让客户感到沮丧,因此我们设计了我们的许可,以便单个许可证允许用户拥有他们所需的任意数量的设备,并且他们的管理人员能够看到你自己,谁正在使用每个许可证,并可以在工作人员之间移动许可证。

另一个关键领域是安全。人们很容易相信事情是安全的,但后来发现员工正在阅读机密电子邮件。CloudFiler具有基于角色的安全性,在传输和静态时都具有符合PCI标准的银行级别加密。例如,您可以决定只有其角色为“合作伙伴”的人员才能进入或搜索公司的业务相关位置和管理DI校长可以拥有只有他/她才能访问的归档位置。您甚至可以选择一个位置,并要求系统向您显示谁对该位置具有什么级别的访问权限。

集中化提供了一致性、可靠性和易管理性。例如,当新员工加入企业时,将他们添加到具有其他电子邮件管理工具的环境中可能是一项艰巨的任务。理想情况下,您希望能够轻松地添加员工并远程控制他们的配置,以使其符合企业的要求引用.

最后,如果您的企业地理位置分散,您希望员工无论身在何处,都能获得相同的高性能体验。


AEC杂志:我们猜测CloudFiler会将消息归档到云中?

亚历克·米尔顿:是也不是。我们意识到,有些人需要继续将文件保存到他们的文件系统文件夹、SharePoint等。通常他们的保险公司会要求他们保留重要的数据,如这是他们独自管理的存储,而其他人则希望将他们的数据移动到云中。CloudFiler的独特之处在于,它使您能够从任何设备向自己的存储和云存储进行归档。

我们也不知道有任何其他系统允许您从任何设备搜索所有这些存储位置。这是我们一直想为客户提供的天堂,但却无法实现。


AEC杂志:听起来CloudFiler是技术性的这是一款极具挑战性的软件。

亚历克·米尔顿:这确实是一段旅程。如今,使用最新的技术构建可以在几乎任何设备上运行的软件变得更加容易,但它也可能受到限制,这一直很困难,因为我们为自己设定了一个高可用性标准。

安全是最难解决的问题。我们不仅需要确保用户只能归档或搜索他们有权访问的位置,而且还需要以确保他们确实是他们所声称的那个人,并且我们系统的接入点(包括API访问)都同样安全。

可扩展性也不适合胆小的人,因为系统需要负载平衡并自动启动额外的服务器和存储以满足需求。幸运的是,我们团队中的员工在创建和管理高可用性和高容量的安全可扩展银行和支付系统方面拥有丰富的经验。


AEC M一些供应商已经开发了他们的移动应用程序,为什么你不这样做呢?

Alec Milton:我们不认为用户想要离开Outlook并使用另一个系统,该系统将永远无法赶上并提供Outlook的所有功能。通过将CloudFiler创建为Outlook的插件,我们确保它可以在所有平台上工作,同时保留Outlook的所有功能。


AEC杂志:你提到了向EXTE提交文件像Autodesk Construction Cloud这样的通用系统。那是怎么回事?

ALEC Milton:人们可能会发现,根据合同,他们必须将消息归档到第三方系统中。这引起了他们的法律顾问的担忧,他们希望他们保留自己的副本以备将来参考。双重归档消息是一件痛苦的事情,但使用CloudFiler,您只需归档一次,并且在另一个系统中需要副本时,CloudFiler会自动镜像消息。美妙之处在于用户不需要做任何事情,如果建筑管理公司拔掉你的访问插头,你仍然会有自己的记录。

未来,我们计划为大多数主要系统提供连接器,如Autodesk Construction Cloud、Microsoft Teams、CRM、ProjectWise、Aconex、ProCore、Business Collaborator、Box、Dropbox等。以便任何归档位置都可以与外部位置(如SharePoint中的文档库)配对。对我们来说,一个重要的设计决策是从第一天起就使用丰富的无服务器REST API构建CloudFiler,以便客户或第三方可以构建自己的快速且可扩展的连接器。


AEC杂志:谷歌工作空间怎么样?

亚历克·米尔顿:虽然我不能提供任何保证,但这是我们正在考虑的事情,如果有足够的需求,我们也将与之整合。


AEC杂志:一些客户将拥有重要的存储通用电气公司的要求,你们是否收取额外的存储费用?

ALEC Milton:服务包括有限的存储级别,然后对超出该限制的任何使用收取额外费用,这并不罕见。这对客户来说可能是一个问题,因为他们不知道将来可能面临的成本水平,因此我们的服务不会对新创建的邮件的存储成本设置限制,也没有额外的隐藏成本。如果客户希望将遗留数据移动到CloudFile中R每年的费用很少。


AEC杂志:你提到了速度和安全,你如何确保这一点?Alec Milton:显然,我们的首要任务是确保数据安全。该服务建立在亚马逊的AWS服务之上。在三个独立的服务器上,每封邮件至少有三个副本,并且这些副本也会进行备份。对于我们的企业客户,我们计划提供将此数据进一步复制到另一个地理位置的选项另外三个服务器上的三个副本,提供更高级别的冗余。

至于速度,基于云的文档处理系统的用户非常清楚下载文档的速度可能很慢,这通常是因为系统不提供对文件的直接访问,所以他们首先将文件复制到开放区域,然后从那里下载。这些都需要时间。我们的系统使用一次性和有时间限制的安全令牌来提供客户端应用程序DIRE.尽可能快的CT访问。


AEC杂志:我们什么时候可以看到软件?

Alec Milton:我们在1月份开始了内部测试,并希望在第一季度晚些时候与早期采用者进行beta测试,并在今年第二季度开始商业销售。


AEC杂志:该软件的首次发布将如何充分发挥作用?

亚历克米尔顿:早期采用者将能够从任何设备进行文件和搜索。最初,他们将只有文件系统连接器作为SharePoint的连接器,其他系统将在以后推出。在此阶段,管理门户也将处于原始状态。

早期采用者的

部分参与将从这个起点开始引导发展,因此,虽然我们清楚地知道我们想要在这些基础上建立什么,但我们从经验中知道,最好让那些在早期阶段在采煤工作面工作的人参与进来葛.


AEC杂志:您的一些早期采用者可能会将遗留消息归档到其他系统中。他们是否必须将所有内容重新归档到CloudFiler中?

Alec Milton:不,我们有从其他电子邮件管理系统、PST和Windows文件夹批量导入的方法。


AEC杂志:我们认为最重要的部分是价格。典型解决方案的软件价格为16英镑/设备/月,而您同时拥有考虑到Osting和存储成本,那么CloudFiler会很贵吗?

Alec Milton:我们的计划起价为4英镑/用户/月,其中包括一切:服务器、存储、备份和系统管理。使用我们的许可证,您可以拥有任意数量的设备,而无需支付更多费用。

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